Skip to main content
annonser
Næringsliv
Henning Oppegaard og Olav Wedum har tatt i bruk elektronisk bilagshåndtering hos Jostein Elde og Anvei Sjurrud i firmaet Regnskapsfører'n AS
Henning Oppegaard og Olav Wedum har tatt i bruk elektronisk bilagshåndtering hos Jostein Elde og Anvei Sjurrud i firmaet Regnskapsfører'n AS
Olav Iverslien
Redaktør

Et arbeid preget av ork for mange, innlevering til faste frister og krav til orden for å levere regnskapspermen enten for to måneders oppgjørstermin for moms eller årlig (for gardbrukere).

Dette er ikke særlig moderne og digitalisert. Et regnskapskontor beskrev de vanlige rutinene som i «gamle dager» når vi leverte utfylt giro i skranken hos banken mens vi nå betaler regninger og gjør de fleste banktjenester heldigitalt gjerne på en mobiltelefon.

Regnskapskontorene går nå over til elektronisk bilagshåndtering. Hos Regnskapsføreren AS som drives av Jostein Elde her i Gausdal er nå ca. 20 % av kundene over på dette. Vi har mål om at det skal gjelde for 50 % ganske raskt sier Elde til Gausdøl’n.

Lokalavisa ble invitert på et brukermøte for å møte to næringsdrivende som har tatt i bruk dette. Det er Olav Wedum som driver Wedum Elektro As og Henning Oppegaard med  firmaet Oppegaard Varme- og Kuldeservice AS. Begge bedriftene to mannsbedrifter med rikelig oppdragsmengder.

Åpningsspørsmålet fra Elde var: Vil dere tilbake til bilagspermen og manuell håndtering av dette? Det var et klart nei-svar fra begge to. De har brukt funksjonen Min Side i regnskapsprogrammet Duett nå ett års tid og begynner å bli rutinerte på hvordan dette skal håndteres.

Innbetalinger og utbetalinger

Så hvordan fungere dette? Både privatpersoner og firma har nå en epostadresse. Da kan de ta i mot faktura på epost og slipper papirer og konvolutter som kan komme vekk i en travel hverdag. Wedum og Oppegård fakturerer nå sjøl i faktureringsrutinen på Min side. Da ligger bilagene der i en reskontro.  De har opprettet såkalt OCR avtale med banken slik at alle fakturaene er påført KID-nummer og ved betaling fra kunde går dette direkte mot  bankkonto og  til regnskapsprogrammet.  Neste trinn på digitaliseringstrappa er det som kalles EHF- fakturering.   EHF-konto  kan du opprette når du har et organisasjonsnummer og ved bruk av det for fakturering  mellom næringsdrivende havner fakturaene direkte inn på min side.  Med pdf som løsning må regnskapsføreren postere fra pdf- fila og inn i regnskapssystemet.

Men regningene er ikke betalt enda. Det krever at brukeren går inn på min side, sjekker fakturaene og attesterer dem for betaling. Det krever selvfølgelig også penger på kontoen men er det i orden krediteres kontoen på forfallsdag. Uten at noen har håndtert en faktura eller et bilag annet enn på skjermen. Jeg har sagt at kundene som bruker dette må gå inn på sida  minimum en gang pr. uke forteller Elde. Det holder for oppdatering og ajourhold. Med liten virksomhet og få bilag kan det kanskje holde med en gang hver 14 dag.

I praksis

Hvordan bruker så Wedum og Oppegård dette?

Vi prøver å unngå papirfakturreing ved å oppgi til våre leverandører at vi ønsker EHF- faktura. Flere og flere av de vi handler med kan bruke det nå. Når vi fakturerer ut sender vi mest mulig på epost.

Så bruker vi systemet og Min side slik det er ment. Vi driver ingen storbedrifter så kontorarbeidet blir på kveld eller helg.  Wedum synes at regnskapet har blitt mere ferskvare på denne måten. En blir litt mer bevist på økonomistyringa. Oppegård sier at både oppslag på eldre fakturer for prising og rapporter for oppfølging tas mer og mer i bruk. Og så blir ikke regnskapsbilagene « borte» slik som før når vi hadde levert for en periode. Nå har jeg alt tilgjengelig fra egen datamaskin. Henning forteller at han før ikke fakturerte sjøl men laget fakturagrunnlaget. Han synes ikke det er mye mer arbeid å gjøre ferdig hele faktureringen nå. Og jeg parer jo noe kjøp av tjenester på denne måten

Journalisten griper fatt i dette med sparte kostnader for regnskapsføring. Nå er vel snart regnskapsføreren overflødig spør vi Elde? Han er ikke ubetinget enig i det. Men målsettinga er at dette skal gi rimeligere regnspasføring. Bedre ryddighet hos kunden er mindre arbeid på oss og mindre kostander sier han.

Og hva er de nye kostnadene med ette? Det er et årsgebyr på løsningen på 2.400. Så er det et engangsgebyr for betalingsløsningen på ca. 3.000 inkludert opprettelse av OCR løsning. I tillegg kommer en transaksjonsgebyr litt mer enn for vanlig nettbankoverføringer.

Utstyrskrav ?

Du må ha internett og PC, men uten det kunne vi jo ikke drevet næringsvirksomhet sier begge to. Så må du ha en kombinert skriver/scanner. Og gjerne en god skjerm legger Elde til. For ingen av karene driver med dette på mobiltelefonen. Det er en kontorjobb som det alltid har vært sier brukerne

Alt dette høres på rasjonelt og framtidsretta ut. Det er store muligheter for oppfølging, rapporter og økonomi styring og sammenligning mot budsjett fra egen Pc sier Elde. Men han synes også at en ikke må glemme « den gode samtalen»  mellom kunde og regnskapsfører. De som bruker dette er nok innom på kontoret sjeldnere enn før, men vi kommuniserer på telefon og epost underveis.  Og nå betyr det ikke noe hvor regnskapskontoret ligger i forhold til hvor kunden bor? Uten fysisk overlevering av bilag vil dette bli mindre viktig samtykker Elde. Men et godt kundeforhold må vi etablere uansett. Å ta i bruk dette krever både litt opplæring/innføring og oppfølging. Det skal vi gi dem som vil ta det i bruk lover han.

Andre kontorer

Vi kontaktet også Innlandet Regnskap ( før Gausdal Regnskapskontor og L-regnskap) for å høre hvordan de har tatt i bruk de nye løsningene. De har en stor del av porteføljen som landbruksregnskap. Vi har ikke tatt det i bruk for disse kundene enda, men har det i drift på en del kunder med forretningsregnskap sier daglig leder Anne Glomstad. Landbruket vil også få tilbud framover.  Landbruket har vært langt framme i et eget dataflytprosjekt så alle varemottakere er nå stort sett over på digitale oppgjør som vi kan hente direkte inn i regnskapet. Jeg tror nok dette er framtida sier Glomstad. Det passer kanskje ikke for alle, men de som tar det i bruk kan effektivisere regnspasføringen sin og få enda bedre løpende oversikt. Vi vil tilby begge former for håndtering av bilag og regnskapsføring framover avslutter hun.

Olav Iverslien
Olav Iverslien